Organiseer je een zakelijk evenement? Dan is er natuurlijk veel om aan te denken, al ver voor aanvang. Je wilt dat alles op rolletjes loopt, zodat de deelnemers na afloop tevreden zijn. Waar dien je allemaal rekening mee te houden? Check deze blog voor tips.
Checklist opstellen
Het is altijd een goed idee om een checklist op te stellen, zodat je niets over het hoofd ziet. Zeker als je het evenement gezamenlijk organiseert: zo kan iedereen het overzicht behouden. Maak bijvoorbeeld een draaiboek, waarin je van A tot Z de planning opneemt. Wie moet wanneer en op welke plek aanwezig zijn? Hoe zijn de taken verdeeld? Maak ook een overzicht van alle items die je mee moet brengen of moet regelen voor de locatie. Van laptops tot andere apparatuur. Ook de details tellen mee, denk aan de draagtassen om de relatiegeschenken in te kunnen stoppen. Hoe uitgebreider dit soort voorbereidende documenten zijn opgesteld, hoe beter de organisatie verloopt. Begin daar dus tijdig mee.
Juiste locatie
Kies een inspirerende locatie uit voor een zakelijk evenement. Het is een aanrader om voor een unieke locatie te kiezen, waar de meesten nog niet eerder zijn geweest. Dit vergroot direct de motivatie om bij het evenement aanwezig te zijn. Je kunt denken aan een toffe industriële locatie. Of juist een locatie middenin de natuur. Het is ook maar net wat er bij de organisatie en het evenement past. Huur een locatie het liefst zo vroeg mogelijk af, om te voorkomen dat de gewenste datum niet meer beschikbaar is.
Inspirerende sessies
Uiteraard wil je inspirerende sessies organiseren, waar de deelnemers iets aan hebben. Ga bijvoorbeeld op zoek naar interessante sprekers, die colleges kunnen geven of workshops kunnen leiden. En laat mensen zelf meedoen. Mensen denken graag mee en delen met plezier hun ideeën. Daar moet dan natuurlijk wel de mogelijkheid toe zijn! Houd ook een moment vrij om te netwerken, zeker als nog niet alle aanwezigen elkaar kennen.
Bedankje na afloop
Laat de aanwezigen niet met lege handen naar huis gaan. Het is mooi om na afloop een bedankje uit te delen. Je kunt een pakketje samenstellen met lekkers voor in de keuken of juist handige items voor op het kantoor: werk een idee uit dat bij het evenement past. In blokbodemzakken papier kun je zo’n bedankje perfect verpakken. Zorg dat er bij de uitgang iemand staat om bedankjes uit te delen. Zo krijgt daadwerkelijk iedereen na afloop iets mee.
Feedback ophalen
Na afronding van een evenement is het waardevol om feedback op te halen. Stuur bijvoorbeeld nog een mail uit met een enquête, waarin aanwezigen kunnen delen wat ze van het evenement vonden. Wat was er in orde? Wat kan een andere keer juist nog wat beter worden gedaan? Neem deze feedback mee voor een volgend evenement.
Verzorg een evenement van A tot Z. Niet alleen op de dag zelf, maar ook daarvoor en daarna. Met de bovenstaande tips weet je waar je op kunt letten, van planning tot feedback!
Geef een reactie