Wil je een vergadering inschieten? Denk dan niet alleen na over de datum en tijd, maar ook over de locatie. Als het om een zakelijk overleg gaat, kun je deze op kantoor houden. In plaats daarvan kun je ook voor een externe locatie kiezen. Lang hoef je niet te zoeken, want door het hele land zijn tal van vergaderlocaties. Het is alleen niet verstandig om voor de eerste beste optie te kiezen, want je moet rekening houden met een aantal zaken. In deze tekst zetten wij de belangrijkste voor je op een rijtje.

Ligging en bereikbaarheid
We beginnen direct met één van de belangrijkste aandachtspunten bij het zoeken naar een vergaderlocatie: de ligging en bereikbaarheid. Als jij de vergadering organiseert, gaat je voorkeur waarschijnlijk uit naar een locatie dicht bij huis. Besef je alleen wel dat dit voor anderen misschien niet de beste optie is. Kies in dat geval liever voor een vergaderlocatie met een centrale ligging en een goede bereikbaarheid.Heb je een locatie gevonden waar je helemaal weg van bent, maar is de bereikbaarheid wat minder dan die van andere vergaderlocaties? Bespreek dan of een vergaderarrangement met overnachting tot de mogelijkheden behoort. Deelnemers hoeven zich dan niet in allerlei bochten te wringen om aanwezig te kunnen zijn bij de vergadering.
Grootte
Naast de ligging en bereikbaarheid is het ook verstandig om naar de grootte van de locatie te kijken. Ga je met maximaal tien mensen vergaderen? Dan is het wat overdreven om een ruimte voor vijftig personen af te huren. Kies het liefst voor een locatie die net groot genoeg is voor het hele gezelschap. De ruimte is dan niet overdreven groot en bovendien hoef je niet te proppen om iedereen binnen te krijgen. Houd ook rekening met de opstelling van de ruimte, want deze moet passen bij het doel van de vergadering.
Faciliteiten
Uiteraard let je ook op de faciliteiten als je op zoek bent naar een vergaderlocatie. Houdt er iemand een speech of wil je een presentatie of video laten zien? Let er dan op dat de locatie de juiste audiovisuele middelen heeft. Daarnaast is het handig als er een flipover aanwezig is, zodat ideeën genoteerd kunnen worden. Een wifi-verbinding is ook geen overbodige luxe voor een vergaderlocatie. Dit is vooral handig als er voor, tijdens of na de vergadering ook online gewerkt wordt. Iedereen kan zich dan verbinden met het netwerk en dat komt de productiviteit ten goede.
Catering
Voordat jij je ja-woord aan een vergaderlocatie geeft, moet je eerst nog even kijken hoe het met de catering zit. Je verwacht misschien dat koffie, thee en water bij de prijs zijn inbegrepen, maar dat is niet altijd het geval. Doe hier daarom altijd navraag naar. Wil je dat er ook eten geregeld wordt? Vraag dan wat de mogelijkheden zijn voor een lunch, diner of culinair arrangement. Om kosten te besparen, kun jij je deelnemers eventueel ook vragen om zelf eten mee te nemen. Dit is alleen minder gebruikelijk, want eten en drinken wordt vaak geregeld.